Otherside at Work

Klaar voor de toekomst dankzij Proserve

Tip: bekijk deze case ook op ons YouTube-kanaal!

Otherside at Work (voorheen Empirion) levert software gericht op verzuim en bedrijfsvoering aan werkgevers met meer dan 1.000 medewerkers en verschillende arbodiensten. Het systeem – genaamd de Xpert Suite – is cloud-based en biedt optimale verzuimbegeleiding voor werkgevers, dienstverleners, schadelastbeheersers, volmachten en verzekeraars.

Binnen het systeem zijn er aanvullende modules voor onder andere Arbo & Interventie, Ziektewet & WGA en Verzekeringen. Diederik Benders, Directeur Sales en Operations en mede-eigenaar van Otherside at Work: "Onze softwareoplossing is compliant aan alle wet- en regelgeving rondom bedrijfsgezondheid, sociale zekerheid en informatiebeveiliging. Met het systeem kunnen klanten bijvoorbeeld verzuim monitoren, dossiers van medewerkers op orde houden, maar ook de re-integratie van een medewerker volgen en eventuele claims voor de verzekering bijhouden. Voor arbodiensten verzorgen we het hele bedrijfsvoeringsproces, van contractmanagement, tijdregistratie en facturatie tot dossiervorming en veilige samenwerking met klanten en ketenpartners."

logo otherside at work

Diederik Benders, directeur en mede-eigenaar van Otherside at Work: "We hebben met Proserve een sparringpartner, zowel op management- als accountmanagersniveau, en een oplossing die niet alleen vandaag bij ons past, maar ook in de toekomst."

otherside at work diederik benders

Nieuwe behoeften door groei

In de afgelopen jaren is het softwarebedrijf hard gegroeid, wat zorgde voor veranderende IT-behoeften. Stef Roskam, Manager IT bij Otherside at Work: "Er komen steeds meer klanten bij, dus moest onze infrastructuur schaalbaarder worden. De vorige oplossing was verouderd. We werkten met twee datacenters: een met een productiecluster en een met een acceptatiecluster – wat ook het disaster recovery-cluster was. Uiteindelijk bleek dat het tweede datacenter te weinig capaciteit had om in het geval van downtime de software draaiende te houden. Daarnaast merkten we dat onze eisenlijst – en die van klanten – groeide, met name op het gebied van beveiliging. De tijd was dus rijp voor een nieuwe partner die de juiste infrastructuur kon leveren, met ons mee kon groeien en op hetzelfde niveau mee kon praten."

Continuïteit garanderen en veiligheid gegevens waarborgen

De belangrijkste eis van Otherside at Work was het garanderen van businesscontinuïteit. Roskam: "Wij moeten ervan verzekerd zijn dat de continuïteit van de hele omgeving gewaarborgd is. Stel bijvoorbeeld dat ons primaire datacenter afbrandt, dan willen wij binnen no-time, oftewel minder dan 24 uur, op een tweede datacenter ons product weer aanbieden." En omdat het softwarebedrijf te maken krijgt met grote hoeveelheden gevoelige data, was beveiliging een onmisbaar onderdeel in de zoektocht naar een managed service provider. Benders: "Onze grootste opdrachtgever heeft meer dan 165.000 medewerkers in de Xpert Suite. In de dossiers staan veel persoonlijke gegevens die we adequaat moeten beschermen en die externe partijen niet mogen inzien. Het was dus van belang dat de managed service provider de veiligheid van de data 24/7 zou garanderen en daarnaast het beheer van de infrastructuur en ons softwareplatform zou regelen."

otherside at work stef roskam

Technische expert én strategisch partner

Begin 2017 startte Otherside at Work met een selectietraject. Al snel kwam het bedrijf bij Proserve terecht. "We waren op zoek naar een partner die niet alleen infrastructuur levert maar ook op strategisch niveau meedenkt en proactief problemen aankaart. Dat is precies wat Proserve doet", zegt Roskam. Samen met Proserve brachten ze de behoeften in kaart. Benders: "Het ging weinig over de infrastructuur, maar meer over de bedrijfsdoelen. In een aantal workshops inventariseerden we onze speerpunten. We bekeken niet alleen wat we nu nodig hebben, maar ook waar we naartoe willen en wat onze strategie is. Zo kon Proserve ervoor zorgen dat de oplossing ook straks nog voldoet aan onze eisen. Die aanpak heeft ons goed geholpen om onze eigen behoeften aan te scherpen."

Binnen vijf maanden was de nieuwe oplossing klaar voor gebruik. Het resultaat was een hyperconverged geclusterde infrastructuur waarbij middels software defined storage de opslagcapaciteit is gerealiseerd. Dit in tegenstelling tot de traditionele opzet met een enkel SAN. Hierdoor heeft het bedrijf een infrastructuur zonder single point of failure gerealiseerd. Nu beschikt elk datacenter over voldoende capaciteit om uitval op te vangen en is een volledig Disaster Recovery scenario mogelijk; binnen de gestelde 24 uur. Proserve is verantwoordelijk voor de infrastructuur, het onderhoud, de monitoring en biedt strategisch advies. Vanwege de gevoelige data vallen de virtuele machines onder de verantwoordelijkheid van Otherside at Work.

Toekomstbestendige oplossing

Roskam: "Door Proserve hebben we een grote stap vooruit gezet, zowel qua omvang als op technologisch gebied. Bovendien benutten we nu de modernste mogelijkheden. Het eindresultaat is een softwareoplossing die in het afgelopen jaar niet een keer plat heeft gelegen. Mooi voor onszelf en voor onze klanten." Benders voegt toe: "Bovendien hebben we met Proserve nu een sparringpartner, zowel op management- als accountmanagersniveau, en een oplossing die niet alleen vandaag bij ons past, maar ook in de toekomst."

otherside at work

Proactieve samenwerking

Het grootste pluspunt van Proserve? De proactieve houding, aldus beide heren. Roskam licht toe: "De medewerkers van Proserve nemen zelf proactief contact op als ze iets zien tijdens het monitoren. Ook houdt de projectmanager altijd contact. Hij geeft regelmatig duidelijk statusupdates en daardoor weten wij altijd waar we aan toe zijn. En als er eventueel fouten zijn gemaakt, geven ze die toe en lossen ze de problemen zo snel op dat we er weinig van merken."

De Sales & Operations-directeur van Otherside at Work benadrukt dat ze niet snel lovend zijn over partners. Maar nu wel. "We zijn heel kritisch, maar bevelen Proserve zeker aan. Ze hebben niet alleen aan de voorkant een goed verhaal, ook spat de technische knowhow van de mensen er vanaf."

Neem voor meer informatie over deze case contact op
met Pascal Schut, Sales Director, via pschut@proserve.nl

otherside at work smile